Politique de protection des données personnelles

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Généralités

Nom et coordonnées du responsable du traitement
SAS JOLSI
Organisme de Formation continue pour adultes
SIREN 834 483 562 / NAF 8559A
676 rue des Canadiens
76230 Bois Guillaume
FRANCE
Prise en la personne de son représentant légal, Madame Camille Joly, Présidente
Adresse de contact : contact@endo-academie.fr

Date de dernière mise à jour
25 01 2024

Cadre juridique
Le Règlement Général sur la Protection des Données personnelles du 26 mai 2016 (RGPD)
La loi informatique et liberté, du 4 janvier 1978, mise à jour à la suite du règlement précité.

Objet
Notre société (par abréviation JOLSI) est susceptible, au cours de ses activités, de traiter les données à caractère personnel de ses clients.
A ce titre, elle est tenue d’une obligation générale de protection des dites données en mettant en œuvre des mesures techniques et organisationnelles.
Le présent document, a pour objet de vous informer comment JOLSI s’acquitte de cette obligation.

Evolution
Cette politique, consultable essentiellement sur nos sites internet www.endo-academie.fr www.omni-academie.fr www.ad-academie.fr est susceptible d’évoluer, en fonction des modifications législatives et règlementaires ou de l’organisation de notre société.
Elle fait alors l’objet d’une mise à jour, dont la date est indiquée en haut de la première page du présent document.

Présentation de notre société

JOLSI est un organisme de formation continue, spécialisé dans la formation des Chirurgiens-Dentistes.
Elle détient un savoir-faire de haut niveau dans la conception, et la mise en œuvre de modules de formation.
Elle recourt à des outils pédagogiques innovants, et s’adjoint le concours des meilleurs formateurs, tous experts dans les différentes spécialités du métier de chirurgien-dentiste.
Les services qu’elle propose l’amènent à collecter des données personnelles, relatives aux stagiaires et aux formateurs.
Ce faisant, elle JOLSI agit juridiquement en qualité de responsable du traitement, au sens de l’article 4, 7) du RGPD.
Mais techniquement, pour opérer ces traitements, JOLSI fait appel à différents prestataires, qui opèrent en qualité de sous-traitants, au sens de l’article 4, 8) du même règlement.

Mesures de protection

Principes
D’une manière générale, les mesures de protection que JOLSI s’oblige à prendre, reposent sur les principes suivants, issus de l’article 5 du RGPD :
- Traiter vos données à caractère personnel de façon licite, loyale et transparente ;
- Collecter vos données à caractère personnel pour des finalités spécifiques, explicites et légitimes et ne pas les traiter d’une façon incompatible avec ces finalités ;
- Nous assurer que les données à caractère personnel traitées sont adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ;
- Faire nos meilleurs efforts afin de nous assurer que les données à caractère personnel soient exactes et, si nécessaire, mises à jour.
- Prendre toutes les mesures raisonnables à même de nous assurer que les données à caractère personnel inexactes, eu égard aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, soient supprimées ou rectifiées sans délai ;
- Conserver les données à caractère personnel sous une forme permettant votre identification uniquement pour la durée nécessaire au regard des finalités du traitement ;
- Traiter les données à caractère personnel de façon à garantir un niveau de sécurité approprié pour lesdites données.
Engagements
Ces principes se traduisent par les engagements suivants :
- Respecter votre vie privée et vos droits ;
- Mettre la protection et la sécurité de vos données à caractère personnel au cœur de nos préoccupations ;
- Dans toute la mesure du possible, protéger lesdites données dès la conception (privacy by design)
- Ne pas utiliser vos données à caractère personnel pour des finalités qui ne vous auraient pas été préalablement notifiées
- Nous interdire de conserver vos données à caractère personnel sans limitation de durée ;
- Nous interdire de partager, et/ou de vendre vos données à caractère personnel à des tiers ;
- Ne recourir à des prestataires présentant des garanties de fiabilité et s’obligeant à la même politique de protection
- Faire nos meilleurs efforts pour répondre à l’exercice de vos droits, tels qu’énoncés à l’article 9 ci-dessous.
Données collectées
- Via nos sites internet endo-academie.fr, www.omni-academie.fr, www.ad-academie.fr
  - Nom, prénom, adresse électronique
- Lors de la conclusion et la mise en œuvre des conventions ou contrats de formation, sur support numérique ou papier :
  - Nom, prénom, adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone professionnel, entité juridique de facturation
  - Convention de formation
  - Feuilles de présence
  - Questionnaires de satisfaction
- Lors de la conclusion et la mise en œuvre des contrats de formateurs :
  - Nom, prénom, adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone professionnel, entité juridique de facturation
  - Contrat de formateurs
  - Feuilles de présence
  - Bilan pédagogique de la formation
Finalités des traitements

D’une manière générale, les données sont collectées exclusivement pour gérer notre relation prospect / client, donc pour les finalités suivantes :
- Envoi d’offres de formation
- Conclusion des conventions de formation
- Envoi des supports de formation
- Gestion de notre relation contractuelle : fourniture des services, facturation et paiements
- Comptabilité
Si vous animez une ou plusieurs sessions de formation au sein de notre Société, nous gérons vos données et celles de votre CV et de votre déclaration d’intérêts pour instruire les dossiers de formation.
Si vous êtes destinataire de l’une de nos publications d’actualité, nous utilisons exclusivement votre adresse électronique pour correspondre avec vous.
Si vous êtes l’un de nos fournisseurs ou prestataires de service, nous traitons vos données pour la gestion de notre relation contractuelle.

Bases légales de nos traitements

Définition
La base légale d’un traitement est la règle de droit qui l’autorise.
L’article 6 du RGPD recense six bases légales : consentement, conclusion ou l’exécution d’un contrat, respect d’une obligation légale, sauvegarde des intérêts vitaux, mission d’intérêt public, intérêt légitime.

Application
JOLSI fonde les traitements qu’elle opère sur les bases légales suivantes : “L’intérêt légitime” pour les actions suivantes :
– La formation et l’exécution d’un contrat
– La relation entre JOLSI et ses clients s’opère sur la base de la convention de formation, conclue en conformité avec les dispositions du Code du Travail
– De même, la postulation à un emploi chez JOLSI, requiert l’utilisation du CV, pour instruire la candidature.

Lorsque le traitement n’est pas directement relié à un service mais découle notamment de la prospection ou du fonctionnement du système d’information (accès à l’internet, identification, etc.) il a pour base légale, l’intérêt légitime poursuivi par JOLSI, en qualité de responsable du traitement.

Durée de conservation

La durée de conservations des données dépend des finalités du traitement. Mais d’une manière générale, nous conservons les données personnelles pour les durées suivantes :
- Cookies : 12 mois
- Autres données : durée de la prescription légale soit 5 ans.
NB : pour éviter tout débat sur le point de départ de ce délai, nous convenons que celui-ci est fixé au 1er janvier de l’année qui suit la fin de la convention de formation

Destinataire des données

D’une manière générale, les données collectées ont pour seuls destinataires, les préposés et collaborateurs de JOLSI affectés à la gestion de la relation client.
Ce qui désigne essentiellement, outre les dirigeants de la Société notre personnel administratif et comptable.
Ces personnels ont été sensibilisés au problème de la protection des données, et ont souscrit un engagement personnel de confidentialité.
Nous veillons à ce que nos prestataires sous-traitants souscrivent des Politiques de Protection des Données personnelles, au moins équivalentes à celles que nous souscrivons à l’égard de nos clients par le présent document.

Lieu de conservation des données

Toutes les données collectées sont conservées par des prestataires situés sur le territoire français.
Elles ne sont jamais transférées hors de l’Espace Economique Européen.

Exercice des droits

Selon les opérations de traitement dont les données sont l’objet, la personne concernée, dispose des droits suivants :
- Accès
Obtenir de JOLSI confirmation que les données à caractère personnel la concernant sont, ou non, traitées.
Dans cette hypothèse, elle peut accéder à ses données à caractère personnel et obtenir des informations telles que la finalité du traitement, les catégories de données à caractère personnel concernées, etc. ;
- Rectification
Obtenir de la part de JOLSI responsable du traitement, la rectification des données personnelles inexactes la concernant.
- Effacement
Droit d’obtenir la suppression de ses données personnelles, à condition que la loi l’autorise.
- Limitation
Obtenir la limitation du traitement, lorsque l’un des motifs justifiant l’exercice ce droit s’applique.
- Portabilité
Recevoir ses données personnelles, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine, et droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement sans entrave de JOLSI
- Opposition
Faculté laissée à la personne concernée, d’interdire d’utiliser ses données personnelles à des fins de marketing direct.
- Après décès
Droit de définir les lignes directrices pour le traitement de ses données personnelles après son décès.
- Exercice des droits
Pour exercer ces droits, vous pouvez nous contacter à l’adresse indiquée en tête du présent document.
- Recours
Si, la personne concernée n’est pas satisfaite de la manière dont l’exercice de ses droits est pris en charge par JOLSI, elle dispose en toute circonstance de la faculté de déposer une plainte auprès de la CNIL, à l’adresse suivante : www.cnil.fr